社内で上手に仕事の依頼をするコツ

2018.05.24

BUSINESS

仕事術

組織の一員として仕事をするうえで欠かせない頼みごと。しかし、タイミングや伝え方が悪くて相手に嫌な顔をされてしまった経験も多いのではないでしょうか？仕事をするうえで、いかに相手に気持ちよく仕事を引き受けてもらうかによって、仕事に対するモチベーションが変わってきます。

今回は、頼みごとをする際に気を付けたいことや、相手に気持ちよく引き受けてもらう方法について紹介します。

INDEX

タイミングを計る
要件を明確かつ端的に
伝え方
感謝を伝える
おわりに

タイミングを計る

頼みごとをするうえで気を付けないといけないことは多くありますが、最も大切なことは「タイミング」を計ることです。
当たり前のことですが、仕事に集中しているときや、機嫌が悪そうな相手に頼みごとをするのは得策ではありません。
一声かける際には、「今お時間よろしいですか？」など相手の状況を確認すると良いです。

また、仕事を依頼する場合、なるべく早めに行動することが吉です。
当たり前のことですが相手にもスケジュールがありますので、いくら機嫌の良いタイミングで仕事を依頼したとしても、納期がタイトであれば断られてしまいます。

タイミングを計りながらもできるだけ早めに声をかける、要するに「機を見るに敏」であることが重要です。

要件を明確かつ端的に

仕事を依頼する場合、「いつまでに何を行ってほしいか。なぜ行ってほしいか」と言った具合に、頼みごとの内容とその理由を端的に伝えることが望ましいです。

「結局何を頼みたいのだ？　なぜ自分に声をかけたのだ？」と思われるような頼み方では、大抵断られてしまいますので、相手の立場にたって、できるだけわかりやすい説明を心がける必要があります。

もし、口頭で説明するのが難しい場合は、5W1Hに沿った内容をあらかじめメールなどで送っておくと良いです。
文章にする段階で考えがまとまってくるので、慣れないうちは一度要件を書き起こすことをお勧めします。
また、後々になって「言った・言わない」の水掛け論になっても不毛なので、少し面倒ではありますが文章と口頭での伝達を両方行うことが一番安全です。

なお、頼みごとの内容だけではなく、頼みごとをする理由をあえて追加するのは、カチッサー効果を狙うためです。

カチッサー効果

これは、人に頼みごとをする際に、要求のみ伝えるのではなく、理由をつけ足して依頼をすると承諾されやすくなる効果です。

例えば、「先に打ち合わせ室を使わせてください」と言うのではなく、「12時までに資料が必要になったため、先に打ち合わせ室を使わせてください」と伝えた方が相手に承諾してもらいやすくなります。

余談ですが、カチッサー効果の本質は、理由の必然性自体は受諾率にほとんど影響がないということです。
つまり、なんでも良いので頼みごととその理由をセットで伝えることが重要です。

例えば先ほどの例で挙げた「12時までに資料が必要」という具体例ではなく、「打ち合わせ室を先に使いたいので、打ち合わせ室を先に使わせてください」というトートロジーのような言い回しでも受諾率は大差ないと言われています。
しかし、いくら受諾率が変わらないとはいえ、そのような振る舞いは礼儀を欠くので、しっかりとした理由を付け加えましょう。

伝え方

タイミングや要件がまとまったら、次は伝え方についてです。

あくまで頼みごとする側であるため素直に下手に出ることが大切ですが、実はここに断られるきっかけに繋がる可能性があります。それを解消するのが、セルフマニュピレーションというテクニックです。

セルフマニュピレーション

セルフマニュピレーションとは、説得力は仕草や話し方から生み出されるという考え方です。

人にものを頼む以上、下手に出るのは当然ですが、あまりにも申し訳なさそうにしていたり、オドオドしていたりすると逆効果になりがちです。
特に、頼みごとをするという申し訳なさから、手の位置を何度も組み替えたり、目線をフラフラさせたりするのは良くないです。こういった仕草は、相手に不信感や不快感を与えてしまい、頼みごとが断られやすくなってしまいます。

緊張しているとなかなか気づきにくい事ではありますが、相手から見た自分の姿を意識して喋ると良いです。
言うは易く行うは難しですが、仕事を依頼する時はできるだけハキハキとした態度や口調で頼むことを意識してみましょう。

相手のメリットを提示する

職責に起因する依頼であればこの限りではありませんが、例えば関係のない職種の人に自分の仕事を手伝ってもらう場合などは、作業を行ったことによる交換条件を提示することが望ましいです。

例えば、今度別の作業を引き受けるという約束などがあります。

感謝を伝える

頼みごとにおいて、お礼をすることについては言うまでもない事ですが、その際に具体的な理由を付け足すことで相手に満足感が生まれます。
例えば、「早急な対応をありがとうございました。○○さんのおかげで、クライアントからも良い評価をもらえました。」などです。

また、機会があれば「○○さんに助けてもらいました」等と他の人に宣伝するのもおすすめです。
その場に本人が居なくともそういった行動は意識して行っていった方が良いです。なぜなら、そのように称賛する人の仕事は引き受けて貰いやすくなるからです。

おわりに

いかがでしたでしょうか？どれも基本的なことではありますが、意識しなければつい忘れてしまいます。

今回は職場の人というターゲットに絞って考えていきましたが、本質的には友人や家族相手でも同じです。
相手の立場や伝え方、相手のメリットなどを事前に考えて行動することが大切です。

この記事を書いた人

池谷将太朗ソリューション事業部営業: 2015年にアーティスに入社。
ソリューション事業部の企画・営業担当として、主に静岡県・愛知県内の企業・医療機関・教育機関のホームページリニューアル案件に携わる。2021年からは、ソリューション事業部の社内マーケティング担当を兼任し、リスティング広告の運用も行っている。