電話での問い合わせは、ユーザー視点で見ると手軽に問い合わせができ、急いでいる時も電話が繋がれば早期に解決する手段としてよく使われます。

しかし、営業時間外などの電話が繋がらない時や、人と話すのは苦手な人にとってはストレスや抵抗がある問い合わせ方法でもあります。
また、問い合わせを受ける側にとっても、電話応対の専任スタッフが居ない場合には、業務が立て込んでいる時でも問い合わせ対応が求められます。

最近ではあまり多く見かけませんが、メールアドレスをwebサイト上に公開し、ユーザー自身にメールソフトから直接問い合わせしてもらう方法です。
ユーザーはメールソフトさえあればいつでも問い合わせができ、受ける側もその場で対応する必要がないため、電話問い合わせにおけるデメリットを解消できそうにも思えますが、下記のデメリットが挙げられます。

では、今回おすすめするメールフォームのメリットを紹介します。

メールフォームとは、あらかじめ用意した質問項目が用意されたwebページに、ユーザーが直接テキストを入力し、送信ボタンをクリックすることでメールを送信できるツールです。

メールフォームをwebサイトに設置する一番のメリットは、ユーザーが24時間365日いつでも問い合わせできることです。 電話での問い合わせのように、営業時間に縛られることもありませんし、人と直接話すのに抵抗がある人にとっても気軽に問い合わせができます。 ユーザーは自分の好きなタイミングで問い合わせができるため、より多くの問い合わせを獲得できます。

その他にも、電話や電子メール対応で挙げられたデメリットを解消できます。

メールフォームでは、ユーザーに答えてほしい項目をあらかじめ用意し、氏名や住所、連絡先など必ず答えてもらいたい項目には、必須入力の設定を行うことで必要な情報を確実に入手できます。

これにより、電話対応の際に起こりやすい「聞き忘れ」や「聞き間違い」が起きることはありません。

メールフォームからお問い合わせがあった際には、運営側にメールでその旨や内容を通知しますが、通知先のメールアドレスはプログラム上で管理されており、インターネット上に公開されることはありません。

また、通知先のメールアドレスを複数設定することもできるので、担当者が複数いる場合でも一度に共有することができます。

自動返信メールとは、メールフォームからの問い合わせ送信が完了した際に、あらかじめ用意しておいた定型文のメールをユーザーに自動で返信する機能です。 自動返信メールを受信したユーザーは、受付が正常に完了したことを確認できます。また、ユーザーの回答内容をメール文面に記載してあげることで、控えとして残しておくことにもなります。

webサイトが閲覧できるインターネット環境さえあれば、メールフォームのページへアクセスするだけで問い合わせ内容の入力・送信ができます。 つまりメールソフトが無い端末や、普段メールする際に使っているPCでなくても、問い合わせが可能です。

webページであるメールフォームは、GoogleAnalyticsなどのアクセス解析ツールで問い合わせ数やコンバージョン経路を確認することができます。

• 検索エンジンから流入したユーザーはどれだけ問い合わせをしているのか
• どのページからのお問い合わせが多いのか
• メールフォーム内遷移のどこで離脱しているのか

などを把握し、改善・検証していくことで、より多くの問い合わせを獲得することができます。